Privacyverklaring

1. ALGEMEEN

1.1. Deze Privacyverklaring is van toepassing op het verwerken van gegevens door Foliant – Eigenwijs Groeien (BE0765.831.133) en Foliant – Eigenwijs Academie (BE1014.601.687), beiden opgericht door Annelies Van den Heede – gevestigd te 2540 Hove, Leon Dumortierstraat 202 (hierna ‘de dienstverlener’).

1.2. Ik ben er mij van bewust dat je vertrouwen stelt in mij. Ik zie het dan ook als mijn verantwoordelijkheid om jouw privacy en gegevens te beschermen. Alle persoonsgegevens die ik van u ontvang als (contactpersoon van een) klant worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG”), evenals deze privacyverklaring.

1.3. Deze privacyverklaring bezorgt u meer informatie over welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik ze verwerk, hoe ik deze verkrijg, hoe lang ik deze bijhoud en met wie ik ze deel. Daarnaast krijgt u meer informatie met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten.

1.4. Door persoonsgegevens over te maken aan de dienstverlener, gaat u akkoord met de voorwaarden van deze Privacyverklaring. Wanneer je je aanmeldt voor een van de diensten vraag ik je om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Foliant of die van een derde partij. Ik zal deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover ik beschik.

Gevoelige persoonsgegevens, bijvoorbeeld over je gezondheid of beroepsgegevens, gebruik ik enkel als dit nodig is in en tijdens onze samenwerking. Deze gegevens geef je me zelf en dit betekent dat je hiervoor je uitdrukkelijke toestemming geeft.

Ik verzamel of gebruik geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacybeleid tenzij ik van tevoren jouw toestemming hiervoor heb verkregen.

De informatie wordt niet met derden gedeeld tenzij je daar uitdrukkelijk de toestemming voor gegeven hebt. In dat geval worden enkel de gegevens doorgegeven aan deze derden in functie van een correcte en kwalitatieve dienstverlening.

1.5. De dienstverlener dient te worden beschouwd als de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens en zal handelen in overeenstemming met de van toepassing zijnde privacywetgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016).

1.6. Indien u vragen heeft m.b.t. deze Privacyverklaring of het gevoel heeft dat uw belangen niet of onvoldoende worden vertegenwoordigd kan u de dienstverlener via e-mail contacteren: annelies@foliant.be

1.7. In een veranderende wereld waarin de technologie voortdurend evolueert, wijs ik u er op dat deze Privacyverklaring wijzigingen kan ondergaan. Ik nodig u dan ook uit om de laatste onlineversie ervan regelmatig te raadplegen en ik zal u via de website of via de andere gebruikelijke communicatiekanalen (bijvoorbeeld per e-mail) over elke aanpassing van de Privacyverklaring informeren.

1.8. Gelieve te willen noteren dat de website van de dienstverlener hyperlinks kan bevatten naar andere digitale platforms of internetbronnen, via dewelke, door middel van cookies of andere technologische middelen, persoonsgegevens kunnen worden verzameld. De dienstverlener is in geen geval aansprakelijk voor deze websites en internetbronnen waarover zij geen controle op uitoefent. De dienstverlener is evenmin aansprakelijk voor de verzameling, het gebruik en de verspreiding van uw gegevens door deze derden. U wordt aangeraden om de Privacyverklaring van deze andere websites en internetbronnen te bestuderen teneinde te begrijpen hoe deze derden uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken.

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKT DE DIENSTVERLENER?

2.1. Uw persoonsgegevens zijn gegevens waarmee u rechtstreeks (gegevens zoals uw familienaam en uw voornaam kunnen u onmiddellijk identificeren) of onrechtstreeks (gegevens zoals uw postcode of uw telefoonnummer kunnen u onrechtstreeks identificeren) geïdentificeerd kan worden.

2.2. In het kader van haar diensten verwerkt de dienstverlener volgende gegevens:

naam, voornaam, adres van de klant (zoals gedefinieerd in de Algemene Verkoopsvoorwaarden);
e-mailadres en telefoonnummer van de klant;
de antwoorden op het intakeformulier zoals ingevuld door de klant;
de naam, voornaam, het e-mailadres en/of telefoonnummer van het minderjarig kind zoals bezorgd door de klant
De gegevens van de huisarts van de klant

In het kader van bemiddeling krijg ik minimaal de noodzakelijke gegevens van de cliënten om de verwerking mogelijk te maken. De verwerking bestaat meestal uit een verzoekschrift voor de rechtbank, eventueel aangevuld met een regelingsakte EOT (echtscheiding onderlinge toestemming) of een bemiddelingsakkoord die meestal gehomologeerd wordt door de rechtbank. Deze homologatie kan slechts gebeuren na ondertekening van het bemiddelingsakkoord door de cliënten. In sommige gevallen kan het ook om een registratie gaan. Hiervoor geldt dezelfde regel.

De volgorde en de procedure wordt mondeling overeengekomen met de cliënten omdat deze afhankelijk is van de context. Soms is er bijvoorbeeld een notariële akte nodig, of moet er een expert ingeschakeld worden, of contacten met de bank als één van de cliënten moet lenen om bijvoorbeeld de gezinswoning in te kopen. Sommige cliënten doen dat liever zelf, anderen hebben graag dat ik die zaken voor hen regel.

Dikwijls is er gevoelige informatie aanwezig. Deze kan staan in mijn persoonlijke nota’s of in andere documenten die invloed hebben op het bemiddelingsdossier, zoals pathologische of psychopathologische gegevens van de cliënten zelf of de kinderen. Mogelijk zijn er ook gesprekken met andere hulpverleners voor zover dit de cliënten verder kan helpen. Deze hulpverleners kunnen zijn: OCMW, CAW, CLB, psychiater, psycholoog, therapeut, welzijnswerk.

Deze gevoelige informatie wordt slechts verwerkt in het bemiddelingsakkoord indien zij belang heeft op het bemiddelingsakkoord of indien het bemiddelingsakkoord in de toekomst kan wijzigen door een veranderde context. Een verwerking in het bemiddelingsakkoord is uitsluitend na toestemming van alle partijen.

Er is een beperkt aantal deskundigen waar ik of de klanten beroep op kunnen doen. Dat gaat over enkele notarissen of beëdigde experts waar ik al mee heb samengewerkt en waar de cliënten vrij zijn om zelf contact mee op te nemen, tenzij ze (meestal) liever hebben dat ik dat doe. Van die deskundigen heb ik de gegevens in een bestand. Er wordt hiervan geen informatie verwerkt.

Van collega’s en hulpverleners heb ik alleen de informatie die publiek toegankelijk is op hun website. Deze informatie is vooral nodig als ik cliënten moet doorverwijzen. Hier wordt geen informatie van verwerkt.

2.3. De dienstverlener verwerkt ook gegevens m.b.t. minderjarigen aangezien deze de doelgroep van haar diensten uitmaken. De diensten worden door de dienstverlener geleverd uitsluitend op verzoek van de klant/cliënt. In bepaalde omstandigheden kan de dienstverlener eveneens speciale gegevenscategorieën verwerken met name gegevens met betrekking tot het welzijn van de minderjarigen (zoals bv. gegevens uit het intakeformulier). Deze laatste gegevens zullen slechts worden verwerkt met toestemming van de klant/cliënt. De persoonsgegevens m.b.t. minderjarigen en m.b.t. het welzijn worden uiteraard door de dienstverlener verwerkt met bijzondere aandacht. De toegang tot deze gegevens is beperkt tot de persoon van de dienstverlener zelf om haar taken uit te voeren en de toegelaten doelstelling te bereiken.

2.4. De gegevens in het kader van een bemiddeling worden uitsluitend gebruikt voor het doel dat de cliënten voor ogen hebben, zoals een echtscheiding, ouderschapsovereenkomst, contactherstel, familiale bemiddeling.

E-mail, telefoon, of adresgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het beoogde doel: de coaching, de workshop, de opleiding, de lezing, de bemiddeling, om afspraken te maken of voor nieuwsbrieven. Ze worden nooit gedeeld met anderen, tenzij op vraag van de klanten/cliënten.

Gegevens in een afgehandeld dossier blijven aanwezig doch worden niet meer verwerkt. Ze kunnen eventueel geraadpleegd worden als er vragen zijn over de uitvoering van een bemiddelingsakkoord.

2.5. Stukken die neergelegd worden zijn steeds ter inzage tot op de dag van de neerlegging of registratie, wanneer ze vooraf getekend worden door de cliënten in het kader van bemiddeling. Doorheen de gesprekken worden de reeds gemaakte overeenkomsten opgenomen in de regelingsovereenkomst. Deze overeenkomst wordt steeds na iedere update gegeven aan de cliënten. Ze kan op eenvoudig verzoek ook gepost of gemaild worden.

Vertrouwenspersonen van cliënten kunnen inzage hebben, doch uitsluitend na mondelinge toestemming van alle partijen.

Voor minderjarigen gelden dezelfde regels. Ouders van minderjarigen krijgen slechts toegang tot gegevens als de minderjarige daarin toestemt. Indien de minderjarige niet toestemt en het wenselijk is dat de ouders op de hoogte wordt gebracht, zal dit in de sessies besproken worden. Als de minderjarige nog niet wilsbekwaam is, doch in zekere mate wel een mening kan vormen en daarover kan communiceren, wordt die beslissing eveneens genomen in samenspraak met de minderjarige.

Als er inzage wordt gevraagd door een officiële instantie zoals politie of rechtbank, blijft het beroepsgeheim gelden. Inzage kan slechts bij een ernstig misdrijf of indien een persoon in direct gevaar verkeerd voor zichzelf of voor anderen.

Persoonlijke nota’s zijn niet ter inzage van cliënten noch door een instantie.

Enerzijds worden ze verwerkt in de interne gespreksverslagen. Ze kunnen gaan over: subjectieve indrukken, waarnemingen, werk- of blindhypotheses, denkpistes, vermoedens, geheugensteuntjes, persoonlijke kanttekening, aandachtspunten, overwegingen en intuïtief aanvoelen.

Anderzijds hoeven ze niet noodzakelijk te gaan over de kwaliteit noch de continuïteit van de zorg of dienstverlening. Mogelijk bevat een dossier slechts persoonlijke nota’s. Persoonlijke nota’s worden niet apart bewaard.

In het kader van een bemiddelingsprocedure zijn er dikwijls gegevens van meerdere partijen in hetzelfde dossier. Resultaten van persoonlijke gesprekken met één partij zijn niet ter inzage door een andere partij. Dit geldt evenzo met stukken die mij al dan niet in vertrouwen bezorgd zijn. In dat geval geldt het beroepsgeheim tussen de verschillende partijen.

Als het wenselijk is dat er transparant wordt gewerkt zal dit met die ene persoon of partij besproken worden, doch deze moet mondeling zijn toestemming hiervoor geven. Zonder expliciete toestemming zijn gegevens nooit ter inzage van iemand anders.

2.7. Met het oog op de facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen, verwerk ik mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, BTW-nummer), financiële gegevens prestaties/diensten. (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en geleverde diensten.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om facturen op te maken, de boekhouding te voeren en boekhoudkundige verplichtingen na te leven.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB) (artikel 6.1, c) AVG) en – voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichtingen – op het gerechtvaardigd belang om onze boekhouding te voeren (art. 6.1, f) AVG).

Ik verkrijg deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde. Voor de facturatie en boekhoudkundige doeleinden hou ik uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na afsluiting van het respectievelijke boekjaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar). Ik deel deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie ik samenwerk in het kader van onze facturatie en boekhouding (het accountantskantoor, overheidsdiensten, banken- en verzekeringsmaatschappijen).

3. WAAROM VERWERKT DE DIENSTVERLENER UW PERSOONSGEGEVENS?

Ik gebruik uw persoonsgegevens uitsluitend voor de hierboven genoemde doeleinden. Ik verstrek je gegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wanneer ik hiertoe wettelijk verplicht ben.

De dienstverlener, handelt in haar hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens en verwerkt deze gegevens met het oog op:

het uitvoeren van de overeenkomst gesloten tussen de klant en de dienstverlener;
het gebruik met het oog op het verbeteren van de kwaliteit, van de functionaliteiten en van de inhoud alsook van de diensten;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. OPSLAG EN BEVEILIGING

Klanten/Cliënten melden zich telefonisch aan, per mail of via een (afspraken)formulier. In de meeste gevallen is het slechts een lijst met de noodzakelijke coördinaten om de diensten te kunnen leveren.

Er wordt een database bijgehouden van de gegevens in excel. De gegevens zijn gedeeltelijk aanwezig in papieren dossiers en gedeeltelijk op pc en een cloud als back-up. Hetzelfde geldt voor gespreksverslagen en het bemiddelingsakkoord.

De papieren dossiers bevinden zich in mijn kantoor op de maatschappelijke zetel in een niet afgesloten ruimte. Klanten/cliënten hebben geen toegang tot het kantoor tenzij in mijn aanwezigheid.

Alle pc’s en routers zijn beveiligd met paswoorden. De mappen met gegevens op de pc’s worden niet versleuteld. Het besturingssysteem biedt voldoende beveiliging tegen diefstal of onbevoegd gebruik.

Dataverkeer tussen mijzelf en klanten/cliënten geschiedt bij gewone onbeveiligde e-mail. Documenten en mails worden niet versleuteld bij het verzenden.

Als klanten/cliënten hun mails en andere documenten laten toekomen of bewaren op een internet server zoals het geval is bij hotmail, gmail of outlook365, is dat op hun eigen verantwoordelijkheid.

5. BEWAARTERMIJNEN

De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel dat de dienstverlener voor ogen heeft.

E-mail, telefoon, of adresgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het beoogde doel: de dienstverlening of om afspraken te maken.

Ik bewaar uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zolang als wettelijk verplicht is. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Gegevens in een afgehandeld dossier blijven aanwezig, maar worden niet meer verwerkt. Klanten/cliënten kunnen steeds verzoeken om vernietiging. Alle bemiddelingsakkoorden worden in principe onbeperkt bijgehouden, tenzij cliënten verzoeken om vernietiging (zie punt 6).

6. VERNIETIGING VAN BEMIDDELINGSDOSSIERS

Een bemiddelingsakkoord dat geregistreerd of gehomologeerd is, kan slechts nietig worden door een nieuwe overeenkomst die terug geregistreerd of gehomologeerd wordt. Een onderhandse overeenkomst wordt vervangen door een nieuwe onderhandse overeenkomst. Ze kunnen dus niet zomaar vernietigd worden. Hier zijn de normale erelonen en administratiekosten van kracht.

Op verzoek van een partij zullen andere gegevens vernietigd worden indien dit technisch of fysisch mogelijk is. Een document waar gegevens in staan van verschillende partijen kan immers niet ‘half’ vernietigd worden.

Bij vernietiging worden papieren dossiers versnipperd of verbrand en de folder met gegevens op de pc’s wordt gewist. Folders op backup drives worden niet gewist. Deze procedure is kosteloos.

Vernietiging kan niet als de wet mij verplicht om bepaalde gegevens bij te houden of er een bepaalde procedure mee uit te voeren.

7. DATALEKKEN EN DIEFSTAL

Bij diefstal van papieren dossiers, computers, externe opslag, of bij een digitaal datalek wordt door de plaatselijke politiedienst proces verbaal opgesteld. De privacycommissie en mogelijk getroffen personen worden hiervan binnen de drie dagen per e-mail op de hoogte gesteld, samen met een analyse van de impact.

Als er een digitaal datalek ontdekt wordt, zal het intern netwerk fysisch losgekoppeld worden van het internet. Slechts nadat het lek verholpen is zal er terug een fysische verbinding gelegd worden. Niet alleen zal het lek gedicht worden, doch ook de nodige maatregelen worden genomen om dit in de toekomst te voorkomen.

8. OVERDRACHT VAN GEGEVENS

Andere verwerkers, zoals een notaris, expert, rechtbank, een andere hulpverlener, krijgen slechts de gegevens die voor hun verwerking nodig zijn en slechts na mondelinge toestemming van de klanten/cliënten. Zij zijn vanaf dat ogenblik verantwoordelijk voor de privacy en beveiliging van alle gegevens die zij in hun bezit hebben.

9. UW RECHTEN

Overeenkomstig de wetgeving beschikt u over een toegangs-, verbeterings-, verwijderings- en overdraagbaarheidsrecht van uw gegevens. In bepaalde gevallen heeft u eveneens het recht u tegen hun verwerking te verzetten of deze te beperken. Deze rechten zijn kosteloos en kunnen op elk ogenblik uitgeoefend worden.

Toegangsrecht: u heeft het recht om toegang te krijgen tot de gegevens die op u betrekking hebben en er een kopie van te ontvangen.
Verbeteringsrecht: we nemen alle redelijke maatregelen opdat de gegevens die we bezitten, bijgewerkt zijn en om de gegevens die foutief blijken of die niet meer noodzakelijk zijn voor de verwerking te verwijderen. We moedigen u aan om, indien van toepassing, regelmatig uw account te openen (indien van toepassing) en uw gegevens te raadplegen om er u van te vergewissen dat ze bijgewerkt zijn. Indien u vaststelt dat uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht ons te vragen deze te verbeteren.
Verwijderingsrecht (“recht om vergeten te worden”): in bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld wanneer u uw toestemming intrekt of wanneer de verwerkte gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking) heeft u het recht ons te vragen uw gegevens te verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking: u kan vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken, waarna uw gegevens niet meer verwerkt zullen worden (maar wel bewaard blijven).
Overdraagbaarheidsrecht: u heeft het recht om te verkrijgen dat de gegevens die u ons heeft geleverd aan u worden overgedragen in een gestructureerd formaat of rechtstreeks door de Dienstverlener naar een andere verantwoordelijke voor de verwerking worden overgedragen.
Verzetrecht: Wanneer de verwerking van uw gegevens gebaseerd is op een rechtmatig belang, heeft u het recht u hier op elk ogenblik tegen te verzetten. Weet echter dat in dit geval de Dienstverlener het recht heeft u haar rechtmatige redenen voor te leggen die de verderzetting van de verwerking motiveren.

U heeft altijd het recht u op elk ogenblik en kosteloos te verzetten tegen de verwerking van uw gegevens in het kader van direct marketing en er kan u door de dienstverlener geen enkele uitzondering tegengeworpen worden. Dit omvat eveneens het recht u tegen de profilering te verzetten in de mate waarin deze met direct marketing in verband staat.

Indien u één van bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, voor meer informatie of bij klachten kan u contact opnemen met Annelies Van den Heede via annelies@foliant.be.

Indien de klant/cliënt van mening is dat de dienstverlener ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens op onrechtmatige wijze gehandeld heeft, of niet of op onvoldoende wijze tegemoetgekomen is aan het (de) aan de dienstverlener gerichte verzoek(en), kan de klant/cliënt klacht indienen bij de nationale gegevensbeschermingsautoriteit.

Dat kan via de volgende contactgegevens:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00 (telefoon)

+32 (0)2 274 48 35 (fax)

commission@privacycommission.be

***

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via https://www.foliant.be heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.